Når en virksomhed vokser, kommer spørgsmålet før eller siden: Skal vi ansætte en IT-medarbejder, eller skal vi have en ekstern partner til at stå for det? Der er ikke ét rigtigt svar, men der er nogle spørgsmål, der gør beslutningen lettere. Her er de vigtigste overvejelser.
Den skjulte IT-afdeling
I mange mindre virksomheder findes der i praksis allerede en IT-afdeling – den består bare af én kollega, der er teknisk anlagt og har fået opgaven ved siden af sit egentlige job. Det fungerer ofte fint i hverdagen, men det har en pris. Tiden går fra kerneopgaverne, viden samles hos én person, og når vedkommende holder ferie eller bliver syg, står resten af virksomheden uden hjælp.
Et første skridt er derfor at gøre det synligt: Hvor mange timer bruges der reelt på IT om måneden, og af hvem?
Fordele og ulemper ved en intern ansættelse
En fast IT-medarbejder kender virksomheden indefra, er til stede på kontoret og kan prioritere opgaverne efter, hvad der haster lige nu. Til gengæld skal én person dække et meget bredt område: support, netværk, sikkerhed, licenser, backup og indkøb. Det er svært at være specialist i det hele.
Skal I dække ferie og sygdom, kræver det i praksis mindst to personer. Og så er der løn, efteruddannelse og risikoen for, at viden forsvinder, hvis medarbejderen søger nye udfordringer.
Fordele og ulemper ved en ekstern partner
En ekstern partner giver adgang til flere specialister og erfaring fra mange forskellige virksomheder. Prisen er ofte fast pr. måned, hvilket gør IT til en driftsudgift, der er nem at budgettere med. Man kan skrue op og ned for behovet uden ansættelser og afskedigelser.
Ulempen kan være afstanden. Hvis man ender som et sagsnummer i en anonym kø, går noget af fordelen tabt. Derfor er det vigtigt at vælge en partner, hvor I har en fast kontaktperson, der kender jeres opsætning.
Mange vælger en mellemvej: En intern kontaktperson, der kender forretningen og prioriterer, kombineret med at lade en ekstern IT-partner stå for driften af servere, netværk, backup, Microsoft 365 og support til medarbejderne. Så får man det bedste fra begge verdener.
Fem spørgsmål, der hjælper beslutningen
- Hvor kritisk er IT for jeres forretning? Kan I arbejde videre en dag uden mail og systemer, eller går alt i stå?
- Hvor bredt er behovet? Er det mest brugersupport, eller også sikkerhed, netværk og drift?
- Hvordan dækker I fravær? Hvem hjælper, når den IT-ansvarlige er væk?
- Hvor dokumenteret er jeres opsætning? Kunne en ny person overtage i morgen?
- Hvad koster det reelt i dag? Medregn de timer, kolleger bruger på IT ved siden af deres job.
Uanset hvilken vej I vælger, er et godt første skridt at få gennemgået jeres nuværende opsætning: Hvad virker, hvad driller, og hvor er der risiko? Mange eksterne leverandører tilbyder en uforpligtende gennemgang. Brug den til at stille spørgsmål og til at mærke, om samarbejdet føles rigtigt – det er trods alt en partner, I skal kunne ringe til, når noget går galt.