Mødet står i kalenderen, men ingen ved helt, hvorfor de skal deltage. Sælgeren mangler baggrund, kunden forventer måske en præsentation, og samtalen risikerer at begynde med, at alle skal finde ud af, hvad mødet egentlig handler om. Sådan behøver det ikke at være. God mødebooking begynder med en samtale, der afklarer, om der er noget konkret at mødes om. Find flere oplysninger hos Partner Dialog.
Start med kundens situation, ikke kalenderen
En kalenderaftale er ikke i sig selv et tegn på en god salgsmulighed. Først skal mødebookeren forstå, hvad virksomheden forsøger at løse, og hvem der bør deltage i dialogen. Det kræver åbne spørgsmål, tid til at lytte og en indledning, der giver mening for den, der tager telefonen. Det er ganske enkelt en mere ordentlig måde at begynde på.
Forestil dig en virksomhed, der undersøger, hvordan den kan effektivisere sin kundeservice. Mødebookeren kan spørge, hvad der satte undersøgelsen i gang, og hvor udfordringen især mærkes i hverdagen. Måske er svartiderne lange; måske er det svært at holde styr på kundehenvendelserne. Når situationen står klarere, kan man vurdere, om en samtale med en rådgiver giver mening.
En personlig indledning behøver hverken være smart eller indstuderet. Den skal forklare, hvorfor opkaldet er relevant, uden at lade som om mødebookeren allerede kender alle kundens forhold. Man kan for eksempel nævne virksomhedens interesse for emnet og spørge, om det stadig er aktuelt. En lille ændring i formuleringen kan gøre samtalen mindre påtrængende og styrke mødebooking.
Tøven er en invitation til at afklare
Hvad gør man, når kontakten tøver? Personen er måske ikke klar til at tage stilling på stedet, og et hurtigt nej kan skyldes alt fra travlhed til manglende relevans. En god mødebooker prøver derfor at forstå tøven i stedet for at tale hen over den. Det er ofte her, forskellen på en hjælpsom samtale og et påtrængende opkald mærkes.
En kontakt siger, at tidspunktet ikke passer. I stedet for straks at lede efter en ledig tid kan mødebookeren spørge, om et senere opkald ville være bedre, eller om emnet ikke længere er aktuelt. Hvis personen gerne vil tale senere, aftaler de et passende tidspunkt. Hvis behovet ikke er der, er det også en nyttig afklaring. Ingen grund til at mase på — kalenderen overlever godt en tom plads.
Indvendinger fortjener et konkret svar, ikke en standardreplik. Hvis kunden spørger, hvad mødet skal handle om, bør mødebookeren tage udgangspunkt i det, kunden allerede har fortalt. Formålet kan for eksempel være at undersøge, om en bestemt arbejdsgang kan gøres enklere, frem for at holde en bred præsentation. Den forskel gør invitationen mere troværdig.
En god overlevering gør mødet brugbart
Når mødet er aftalt, begynder en anden vigtig opgave: overleveringen til sælgeren. Invitationen bør gøre det tydeligt, hvem sælgeren skal møde, hvad virksomheden ønsker at drøfte, og hvorfor samtalen blev sat op. Uden den baggrund må sælgeren starte forfra, og kunden skal gentage sig selv. Det er sjældent den bedste begyndelse.
Forestil dig, at en salgschef modtager en invitation med deltagerens rolle, virksomhedens behov og det aftalte formål. Så kan samtalen begynde med relevante spørgsmål i stedet for en generel præsentation. Mødebookeren kan også notere, hvad kunden allerede har fortalt, hvilke bekymringer der blev nævnt, og hvem der ellers bør deltage. Det gør forberedelsen lettere for begge parter.
Mødebookere og salgsteam bør løbende tale om, hvad der fungerer. Hvis sælgerne ofte mangler bestemte oplysninger, kan teamet justere spørgsmålene i den første samtale. Hvis kunderne oplever, at mødet ikke svarer til forventningerne, bør invitationens formål undersøges. Den slags sparring foregår måske uden for selve opkaldet, men den hjælper med at holde kvaliteten oppe.
Virksomheder, der arbejder med telefonisk kundedialog og kvalificering af salgsmuligheder, kan læse mere om telemarketing hos Partner Dialog. Det kan være relevant, hvis I vil styrke den første kontakt og skabe bedre sammenhæng mellem mødebookere og sælgere.
Kontrollér formålet, før invitationen sendes
Inden mødeinvitationen sendes, er det værd at stille ét enkelt spørgsmål: Kan begge parter forklare, hvorfor mødet er relevant, og hvad de skal bruge det til? Hvis svaret er uklart, bør mødebookeren afklare behovet eller vente med at booke. En kalenderaftale skal ikke bare se pæn ud. Den skal give begge parter en god grund til at mødes.
Det er en enkel målestok, der hjælper med at skelne mellem aktivitet og fremdrift. Når formålet er tydeligt, kan sælgeren forberede sig, og kunden ved, hvad samtalen skal handle om. Så bliver det første møde ikke en overraskelse, men næste skridt i en relevant dialog. Det er en bedre brug af alles tid.
Se mere hos partnerdialog.dk.